Die Stadt Barmstedt sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt
eine/n Schulsekretär/in für die Grund- und Gemeinschaftsschule (m/w/d)
Es handelt sich um eine unbefristete Teilzeitstelle.
Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt 30Stunden, zzgl. Vorarbeitszeit für die Ferien.
Bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen ist eine Eingruppierung bis in die Entgeltgruppe 6 TVöD-VKA möglich.
Bewerbungsfrist: 16.03.2025
Ihre Aufgaben
* allgemeine Verwaltungstätigkeiten im Schulsekretariat
* u.a. tägliches Verwalten und Bearbeiten von E-Mails der Schule
* Fertigen von Verzeichnissen und Statistiken
* Zusammenarbeit mit dem Ministerium, Schulamt und anderen Schulen sowie der Verwaltung im Rathaus und weiteren Einrichtungen/Behörden
* Registraturarbeiten
* Einholung und Vergleich von Preisanfragen, Vorbereitung der Aufträge, Bestellungen (Büromaterial etc.)
* Postbearbeitung
* Telefondienst inkl. Erteilung von Auskünften
* Fertigen von Schreiben der Schulleitung
* formale Vorbereitung von Konferenzen, inkl. Zusammenstellung der erforderlichen Unterlagen sowie deren Nachbereitung
* Mithilfe und Organisation bei der Abwicklung von schulischen und außerschulischen Veranstaltungen (z. B. Einschulungs- und Entlassungsfeiern, Schulelternbeiratssitzungen, usw.)
* Anlaufstelle für alle Anliegen von Schulleitung, Lehrkräften, Hausmeister, Praktikanten, Schülerinnen und Schülern, Eltern, Behörden, Vereinen
* Unterstützung bei der Vorbereitung von Schulausflügen und/oder Klassenfahrten
* Verwaltung des Schülerarchivs unter Beachtung der Aufbewahrungsfristen
* Verwaltung der Lehrerdaten, Pflege der Lehrerakten
* Schülerverwaltung
* Arbeiten für die Aufnahme von Schülerinnen und Schülern unter Beachtung der Schuleinzugsbereiche
* Ausstellen von Schulbesuchsbescheinigungen, Schülerausweisen, Beglaubigungen u.ä
* Verwaltung der Schülerdaten im Schülerverwaltungsprogramm und weiteren Programmen / Pflege der Schülerakten
* vorbereitende Arbeiten für die Halbjahres- und Ganzjahreszeugnisse
* vorbereitende Arbeiten für die Abschlussarbeiten
* Arbeiten für den Abschluss
* Abwicklung der Schülerunfallschäden mit der Unfallkasse Nord und den Erziehungsberechtigten unter Beachtung der Richtlinien der Unfallkasse
* Unterstützung des Schulelternbeirats und des Schulvereins
* Rechnungs- und Haushaltswesen
* Kontrolle, Vorkontierung und Weiterleitung der Rechnungen
* Haushaltsüberwachung
* Mittelanmeldung Vermögenshaushalt beim Rathaus
* Haushaltsplanung in Absprache mit der Schulleitung
* Gesundheitsfürsorge
* Mitwirkung bei der Terminierung und Organisation von schul- und zahnärztlichen Untersuchungen und Erste-Hilfe-Kursen für Lehrkräfte
* Betreuung verletzter und erkrankter Kinder und Benachrichtigung der Eltern
* Verwaltung und Ausgabe von 1. Hilfematerial
Eventuelle Änderungen im Aufgabengebiet bleiben vorbehalten.
Ihr Profil
* abgeschlossene Berufsausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten
* oder abgeschlossene dreijährige kaufmännische Ausbildung im Bürobereich
* oder andere Qualifikation, die zur Übernahme der o. g. Aufgaben befähigt
Außerdem sollten Sie mitbringen:
* sicherer Umgang mit MS Office Programmen und die Bereitschaft, sich in die Programme eines Schulsekretariates einzuarbeiten
* konstruktiver Umgang mit temporär verstärktem Arbeitsanfall
* Belastbarkeit
* Stressresistenz
* souveränes und empathisches Auftreten
* hohe Kundenorientierung mit der Fähigkeit sich abgrenzen zu können
* Termintreue mit gewisser Flexibilität
* Entscheidungssicherheit
* Kooperationsfähigkeit
* Teamfähigkeit
Wir bieten:
* eine Förderung der persönlichen Entwicklung und die Möglichkeit zu themenorientierten Fortbildungen
* Betriebliches Gesundheitsmanagement (Sportförderung, bewegte Pause, Team- und Gesundheitstage)
* Fahrtkostenzuschüsse für die Nutzung des ÖPNV, Fahrradzuschuss bis zu 66% des Kaufpreises
* Naherholungsgebiet Rantzauer See mit Schlossinsel (weitere Informationen: www.barmstedt-und-umland.de)
* hübsche Kleinstadt mit diversen Einkaufsmöglichkeiten und gastronomischen Angeboten
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Wir freuen uns über Bewerbungen von Personen jeden Geschlechts, um in den Teams ein ausgewogenes Verhältnis zu haben.
Schwerbehinderte und ihnen Gleichgestellte werden bei ansonsten gleicher Eignung bevorzugt.
Für Rückfragen zum Aufgabenbereich: Herr Grüntz, Tel 04123/681-160, Fachbereichsleitung
Für Rückfragen zu arbeitsrechtlichen Themen: Frau Thielow, Tel. 04123/681-135, Personal
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Stadt Barmstedt
Am Markt 1
25355 Barmstedt
Telefon: 04123 681-01
www.vg-barmstedt-hoernerkirchen.de