Als moderne und professionelle Verwaltung schaffen wir eine optimale Lernsituation für die Studierenden sowie beste Bedingungen für die Lehrenden. Wir Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schreiben den Servicegedanken besonders groß. Wir verstehen uns als Team, das den attraktiven Hochschulstandort Detmold lebt. Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir eine neue Kollegin / einen neuen Kollegen im
Institutsmanagement (m/w/d)
für das Erich-Thienhaus-Institut (ETI)
Die Stelle ist in Teilzeit mit einem Beschäftigungsumfang von bis zu 50 % unbefristet zu besetzen. Die Vergütung erfolgt je nach Vorliegen der persönlichen und tariflichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe 8 TV-L.
Im Erich-Thienhaus-Institut (ETI) werden unsere Studierenden in den Studiengängen „Musikübertragung | Tonmeister“ und „Musikregie | Tonmeister“ zu Tonmeisterinnen und Tonmeistern, Musikregisseuren und Musikregisseurinnen ausgebildet.
Ihr Aufgabengebiet als Verwaltungskraft im ETI:
* Sie sind zentrale/r Ansprechpartner/in für Studierende, Lehrende und externe Partner. Sie übernehmen die Verwaltung des Post- und E-Mail-Verkehrs, organisieren Dienstreisen inkl. Reisekostenabrechnung und pflegen institutsbezogene Dokumente sowie die Institutsbibliothek.
* Sie unterstützen die Institutsleitung bei der Organisation von Sitzungen, der Optimierung von Prozessen sowie bei der Einstellung und Disposition studentischer Hilfskräfte.
* Sie koordinieren das Institutsbudget, bereiten Beschaffungen vor, führen diese teilweise aus und unterstützen bei der Drittmittelverwaltung inkl. Finanzberichten und Verwendungsnachweisen.
* Sie organisieren Veranstaltungen und Prüfungen, verwalten Noten und Abschlussarbeiten und unterstützen Lehrende bei der Kursplanung.
* Sie assistieren bei der Entwicklung von zielgruppenspezifischen Kommunikationskonzepten und unterstützen die Institutsleitung bei der Darstellung des Instituts in Medien und sozialen Netzwerken.
Deshalb passen Sie zu uns:
* Sie verfügen über eine abgeschlossene Verwaltungsausbildung (z.B. Verwaltungsfachangestellte/r, Kauffrau/-mann für Büromanagement) oder gleichwertige Kenntnisse in einem anderweitigen Verwaltungsberuf.
* Bei abwechslungsreichen Aufgaben sind Ihr ausgeprägtes Organisationsgeschick, Ihre strukturierte und verlässliche Arbeitsweise sowie Ihre ausgeprägte Service- und Kundenorientierung gefragt.
* Sie haben Interesse am Arbeitsumfeld „Musikhochschule“ und können serviceorientierte Lösungsstrategien entwickeln.
* Nicht zuletzt zeichnen Sie sich durch sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift aus.
Das bieten wir Ihnen:
* Freuen Sie sich auf eine abwechslungsreiche neue Herausforderung mit verantwortungsvollen und vielseitigen Aufgaben – unser ebenso motiviertes wie kollegiales Team heißt Sie in seiner Mitte willkommen.
* Bestens ausgestattete Arbeitsplätze gehören ebenso zu unserem Angebot wie ein Bewusstsein für familienfreundliche Arbeitsbedingungen mit flexiblen Arbeitszeiten, mobiler Arbeit und auch individuelle Lösungen sind Möglichkeiten zur besseren Vereinbarkeit von Familie und Beruf.
* Sie erhalten bis zu 30 Tage Erholungsurlaub pro Jahr, die Zahlung von vermögenswirksamen Leistungen und als Tarifbeschäftigte*r zusätzlich eine Jahressonderzahlung sowie eine Zusatzversorgung im öffentlichen Dienst (VBL).
* Nutzen Sie unser attraktives Fortbildungsportfolio – so können Sie sich laufend weiterqualifizieren.
* Halten Sie sich fit – mit unseren vielfältigen Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten.
* Sie arbeiten auf einem modernen Campus – hervorragende IT-Infrastruktur, kurze Wege, kostenlose Parkplätze.
* Freuen Sie sich auf klangvolle Konzerte in unserer Hochschule.
* Das kollegiale und gemeinschaftliche Miteinander stärken wir durch gemeinsame Veranstaltungen und Aktionen.
Sind Sie interessiert?
Dann freuen wir uns auf eine aussagekräftige Bewerbung, die Sie bitte bis zum 16.02.2025 über unser Online-Bewerbungsformular auf hfm-detmold.de/freie-stellen einreichen.
Haben Sie Fragen?
Melden Sie sich gerne bei fachlichen Fragen an Herrn Prof. Dabringhaus, Tel.-Nr.: 05231 975-647 oder bei Fragen zum Bewerbungsverfahren an Herrn Isaak, Tel.-Nr.: 05231 975-713.
Die Hochschule für Musik setzt sich für ein chancengerechtes und diskriminierungsfreies Lern-, Lehr- und Arbeitsumfeld ein und wirkt auf den Abbau struktureller Barrieren hin. Sie beabsichtigt, den Anteil von Frauen in allen Bereichen, in denen diese unterrepräsentiert sind, zu erhöhen. Frauen werden daher nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes NRW bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen. Bewerbungen Schwerbehinderter und Gleichgestellter sind ausdrücklich erwünscht.
Reise-, Übernachtungs- und sonstige Kosten, die im Auswahlverfahren entstehen, können leider nicht übernommen werden.