Ihre Aufgaben:
* Übernahme von Koordinationsaufgaben für die Hauptstellenleitung DOFB und den Stab
* Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen für die Hauptstelle
* Mitwirkung bei der Erstellung von Reports aus SAP
* Koordination von Anfragen innerhalb der Hauptstelle, der Zentrale und von Externen
* Mitwirkung bei der Raumbedarfsplanung zur eigenen Unterbringung der Fachbereiche
* Unterstützung der Hauptstelle DOFB für den Arbeitsbereich Organisation und Personal
* Unterstützung bei der Erstellung von Tätigkeitsdarstellungen, Ausschreibungsprofilen und Zeugnisbeiträgen
* Unterstützung der Hauptstellenleitung im Bereich der Personalentwicklung
* Führung von allgemeinen Bürotätigkeiten wie Aktenanlage, -führung und -aussortierung, Datenpflege, Listenführung, Übersichtserstellung, Rechnungsbearbeitung und teilweise Datenpflege in SAP
Ihre Qualifikationen:
* Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung zum Fachangestellten für Bürokommunikation bzw. Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbare kaufmännische Qualifikation
* Gute Kenntnisse über Geschäftsprozesse, die Organisation und die Fachaufgabenverteilung innerhalb einer Hauptstelle Facility Management sind von Vorteil
* Grundlegende Kenntnisse der Betriebswirtschaft, solide Kenntnisse in den IT-Standardanwendungen (MS Office)
* Fundierte Kenntnisse des IT-Fachverfahrens SAP oder die Bereitschaft, sich diese zügig anzueignen
* Von Vorteil sind Kenntnisse im Bereich der Vergabe von Lieferungen und Leistungen (VOL)
* Fachkenntnisse und praktische Erfahrung im Bereich der Organisation und in der Koordination von Personalangelegenheiten sind wünschenswert
* Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
* Sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
* Organisationsgeschick, Auffassungsgabe und Kommunikationsfähigkeit
* Kunden-/adressatenorientiertes Verhalten, Kritikfähigkeit und Fähigkeit zum teamorientierten Handeln
* Gutes Urteilsvermögen und Diskretion
* Besitz eines Führerscheins Klasse B sowie Bereitschaft zum selbstständigen Führen von Dienstfahrzeugen
Ihre Vorteile:
* Hays betreut Sie im gesamten Bewerbungsprozess und hält Sie stets auf dem aktuellen Stand
* Auf Sie wartet ein spannendes Arbeitsumfeld mit interessanten und abwechslungsreichen Aufgaben
* Freuen Sie sich auf ein Team, welches Sie herzlich Willkommen heißt und Ihnen jederzeit mit Rat und Tat zur Seite steht